Il telefono del tuo ufficio lavora per te o contro di te? Linee occupate, chiamate trasferite tre volte, il numero dell'ufficio che squilla a vuoto quando tutti sono fuori: spesso il problema non sono le persone, ma un centralino telefonico scelto anni fa per un ufficio che oggi non esiste più. Se stai pensando di cambiarlo, o di sceglierne uno per la prima volta, ecco le domande da farti prima di chiedere un preventivo.
Cos'è il centralino telefonico e a cosa serve?
Il centralino è il sistema che gestisce tutte le chiamate dell'azienda: riceve quelle in arrivo, le smista verso le persone giuste e permette ai colleghi di chiamarsi tra loro con un interno e di passarsi le telefonate. Per anni è stato un apparecchio fisico, chiuso in un armadio dell'ufficio e collegato con i cavi a ogni telefono. Oggi esiste anche come servizio su Internet: è il centralino in cloud, che non richiede impianti in sede.
Scegliere il centralino è un po' come scegliere l'auto aziendale: prima conti i passeggeri e i chilometri da fare, poi guardi gli optional. Partire dal listino, al contrario, porta quasi sempre a pagare funzioni che non userai, o a scoprire dopo che manca proprio quella che ti serviva.
Le domande da farti prima di scegliere
- Quante persone devono telefonare? Conta gli utenti di oggi e quelli che prevedi nei prossimi due o tre anni. Un centralino che non cresce con l'azienda diventa presto un limite.
- Dove lavorano? In sede, in più uffici, da casa, in giro tra clienti e cantieri. Se anche solo una parte del team lavora fuori, ti serve che il numero dell'ufficio li segua.
- Quante chiamate ricevi, e quando? Picchi del mattino, stagionalità, giorni di chiusura: da qui dipendono code, gruppi e messaggi.
- Chi deve rispondere a cosa? Assistenza, amministrazione, commerciale: se le chiamate hanno destinazioni diverse, il centralino deve saperle smistare.
- Quale numero vuoi tenere? Il numero dell'ufficio è sui biglietti da visita, sul sito e su Google: chiedi sempre se puoi mantenerlo passando al nuovo sistema.
Con queste risposte in mano, il confronto tra le offerte diventa molto più semplice.
Centralino tradizionale o in cloud?
Il centralino tradizionale è un apparecchio installato in ufficio. Funziona bene finché tutti lavorano alla scrivania, ma ogni modifica (un nuovo interno, un messaggio diverso, un trasloco) richiede spesso l'intervento di un tecnico.
Il centralino in cloud lavora su Internet: utenti, orari e regole si configurano da un portale web, e il numero dell'azienda funziona sul telefono da scrivania, sul computer e sull'app dello smartphone. Per un ufficio con persone in giro o che lavorano anche da casa è quasi sempre la scelta più flessibile. Ne parliamo nel dettaglio nella guida sul centralino in cloud e i suoi vantaggi.
Le funzioni che contano davvero
Le schede tecniche dei centralini elencano decine di funzioni. Per la maggior parte degli uffici, queste sono quelle che fanno la differenza ogni giorno:
- interni e trasferimento di chiamata, per passare una telefonata al collega giusto senza far richiamare il cliente;
- app per lo smartphone, così chi è fuori risponde con il numero dell'azienda e non con il proprio cellulare;
- risponditore automatico, che accoglie chi chiama e lo indirizza al reparto giusto: lo spieghiamo nella guida all'IVR e al risponditore automatico;
- code e gruppi, perché nessuna chiamata resti senza risposta quando più persone possono rispondere;
- orari di apertura, con messaggi diversi per la pausa pranzo, la sera e le ferie;
- casella vocale, per non perdere le richieste fuori orario;
- registrazione delle chiamate e conferenze, utili a chi lavora molto al telefono con clienti e fornitori.
Se una funzione non risolve un problema che hai oggi, probabilmente non ti serve: meglio un centralino semplice e ben configurato che uno pieno di opzioni che nessuno usa.
Quanto costa un centralino per l'ufficio?
Il costo dipende soprattutto da tre cose:
- il numero di utenti, cioè le persone che devono avere un interno;
- i telefoni: apparecchi da scrivania, oppure solo app su computer e smartphone;
- le funzioni: un centralino di base costa meno di uno con code, più risponditori automatici e registrazione.
Con un centralino tradizionale si aggiungono l'acquisto dell'apparecchio e la sua manutenzione. Con il cloud di solito si paga un canone mensile, che sale o scende quando cambia il team. Il listino aggiornato del centralino in cloud che proponiamo è su centralinovoip.click.
Gli errori da evitare
- Scegliere solo in base al prezzo mensile. Un centralino economico ma configurato male fa perdere chiamate, e una chiamata persa può essere un cliente perso.
- Dimenticare chi lavora fuori sede. Se tecnici e commerciali rispondono dal cellulare personale, l'azienda perde il controllo dei contatti.
- Copiare il vecchio impianto. Il passaggio a un nuovo centralino è l'occasione giusta per ripensare come arrivano le chiamate.
- Non provarlo da cliente. Prima di dire che è tutto pronto, chiama il tuo numero e ascolta cosa sente chi ti cerca.
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